Entre as atividades que estão sob a responsabilidade dos Recursos Humanos de uma empresa está a gestão de funcionários afastados. Como as pessoas podem ser atingidas por variados tipos de problemas, trata-se de uma realidade bem comum na rotina corporativa.
Para você entender melhor como agir caso a situação se apresente em sua empresa, elaboramos este post com informações bem detalhadas. Acompanhe!
O que é a gestão de funcionários afastados?
Assim como as máquinas quebram e precisam de manutenções, os seres humanos também sofrem problemas que podem afetar a produtividade. Eles podem ser de caráter emocional, físico, mental, por conta de um trauma, pessoal etc.
Como as pessoas têm variadas demandas, a gestão de quem precisa se afastar por determinado período é fundamental em uma companhia, seja ela pequena, seja média ou grande. Apesar de ser uma situação corriqueira, muitas empresas pecam nesse aspecto e deixam de realizar os compromissos legais necessários para quem está amparado pelo Instituto Nacional do Seguro Social (INSS).
Entre eles, podemos citar os benefícios que devem ser mantidos pela companhia, como plano médico, seguro de vida e auxílio alimentação. Afinal, somente o salário fica sob responsabilidade do auxílio doença pago pela Previdência Social.
Portanto, a gestão de funcionários afastados é essencial para a sua empresa evitar possíveis ações trabalhistas ou, até mesmo, insatisfações por parte dos colaboradores.
Como fazer a gestão dos afastados?
Seja por acidentes, seja doenças ocupacionais ou outros motivos, os afastamentos de colaboradores sempre deixam em evidência a necessidade de uma gestão atenta aos custos e necessidades que uma ou várias ausências causam no ambiente corporativo.
Além disso, há impactos tributários, necessitando de um monitoramento dos custos diretos em relação a um trabalhador que não está exercendo as atividades laborais. Outra atitude necessária é fazer o controle da saúde ocupacional por meio de um gerenciamento das patologias que estão com os maiores índices de afastamentos.
Com os dados em mãos, é possível aplicar ações com foco na prevenção, sempre de olho no combate aos diferentes tipos de absenteísmo.
Afinal, as empresas precisam garantir um ambiente saudável, investindo no bem-estar e satisfação dos colaboradores. Outro ponto que deve entrar no planejamento estratégico é a necessidade de equipes complementares, com o objetivo de manter o nível de produtividade em caso de afastamentos.
Assim, trata-se de uma função da equipe de Recursos Humanos, seguindo sempre práticas altamente eficazes nessa gestão. Veja algumas delas.
Invista nos pilares da gestão de afastados
A primeira dica para um gestor que precisa fazer a gestão de funcionários afastados é realizar um acompanhamento bem apurado, organizando todas as informações referentes ao colaborador que está com o contrato pausado. Nesse momento, invista na eficiência operacional e no suporte clínico destinado ao trabalhador, além das demandas administrativas e jurídicas.
Afinal, é preciso ajudar no processo, tendo em vista que há muitos detalhes que, geralmente, são desconhecidos pelos trabalhadores, inclusive, sobre o auxílio doença. Um caso de depressão, por exemplo, pode ser mascarado pelo funcionário, justamente, em razão do medo de uma possível demissão, tendo em vista que se trata de um problema de saúde que necessita de tratamento.
Analise o nível de absenteísmo em sua equipe
Se você estudar os dados da sua empresa e perceber um índice de absenteísmo fora do comum, algo pode estar fora do controle no dia a dia operacional. Por isso, na gestão de funcionários afastados, é preciso investir em qualidade e produtividade, valorizando os trabalhadores.
Uma boa dica é utilizar os dados para ajudar nas tomadas de decisões. Dessa maneira, é possível adotar ações corporativas que estejam alinhadas com a melhoria do clima organizacional. Nesse sentido, uma empresa terceirizada pode ser uma excelente opção.
Afinal, fazer constantes estudos pode ser uma tarefa que desfocará a atenção da sua equipe. Muitas vezes, um olhar externo traz insights bem mais ricos.
Uma consultoria, por exemplo, pode demonstrar os locais que necessitam de melhorias, traçando metas e auxiliando a diminuir os índices de faltas. Dessa forma, haverá um ótimo retorno sobre o investimento (ROI).
Faça um controle dos documentos
Colaboradores que estão no processo de afastamento precisam passar por consultas médicas, perícias, atendimento psicológico, entre outros. Portanto, o RH tem que estar atento para separar e organizar todas as documentações necessárias, principalmente, no momento de análise por parte do INSS.
A legislação prevê que os primeiros 15 dias de afastamento sejam pagos pela empresa e os demais pelo governo, desde que haja a aprovação do auxílio doença ou maternidade. Por isso, a gestão bem feita evita inúmeros tipos de problemas administrativos, pois faz a correta seleção dos documentos exigidos.
Vale informar que tudo deve ser arquivado por cinco anos, mesmo após o período de afastamento ou que o colaborador seja demitido ou peça demissão. É importante destacar, ainda, que o afastamento é uma suspensão do acordo trabalhista, ou seja, não se trata de uma interrupção.
Nesse sentido, caso o contrato ainda esteja suspenso, o colaborador não pode ser desligado, nem mesmo por conta própria, ou seja, é preciso aguardar o término da licença médica. O pedido de afastamento e agendamento da perícia é de total responsabilidade do trabalhador.
Planeje ações em cada cenário
Como os afastamentos do trabalho são causados por diferentes tipos de motivos, é preciso investir em posturas que estejam alinhadas com as exigências legais e com a valorização do ser humano.
Por isso, estudar o assunto e contar com uma equipe bem preparada é fundamental para evitar possíveis problemas, como prejuízos em razão de processos trabalhistas. Para sempre se manter em dia com as obrigações, vale a pena observar questões, como:
- em afastamentos por doença e acidente fora do trabalho, o recolhimento do FGTS é responsabilidade do INSS;
- para acidentes no ambiente de trabalho ou doença ocupacional, o recolhimento do FGTS fica a cargo da empresa;
- INSS não pode ser descontado do benefício recebido pelo trabalhador;
- afastamentos que ocorrem no mesmo período de férias não contam como tempo de concessão;
- pagamento do 13o salário deve ser feito normalmente;
- INSS fica responsável pelos pagamentos somente após 15 dias do afastamento.
Pagamentos sobre auxílio-alimentação, refeição, plano de saúde, odontológico, entre outros, devem seguir a convenção trabalhista de cada empresa.
Mantenha contato com quem está afastado
Muitas vezes, um colaborador afastado pode sofrer problemas emocionais no momento de retornar à rotina. Afinal, a ausência tem impacto no enfraquecimento das relações entre o profissional, a empresa e a equipe.
Para evitar situações assim, a dica é sempre manter contato com quem está afastado, inclusive, por meio de comunicados internos, novos projetos, mimos em datas comemorativas etc. Certamente, o colaborador se sentirá valorizado, ganhando motivação para realizar com empenho o tratamento ou as pendências que influenciaram a licença.
Portanto, as empresas que realizam a gestão de funcionários afastados conseguem melhorar os índices internos, evitando novos casos de absenteísmo, ou seja, tornam-se mais produtivas, lucrativas e sempre investindo no clima organizacional. Dessa forma, todos saem ganhando.
Percebeu como é importante valorizar o colaborador? Quer melhorar o clima organizacional em sua companhia? Então, entre em contato com a nossa equipe e veja como podemos ajudar!