Gestão de tempo e produtividade: saiba como alcançar melhores resultados

A gestão do tempo e da produtividade são temas muito relacionados às rotinas de trabalho. Essas duas questões estão essencialmente ligadas aos resultados que podem ser obtidos. Já a performance dos profissionais é essencial para atingir os objetivos propostos no planejamento estratégico.

Quando tempo e produtividade são bem gerenciados, são benéficos à gestão de pessoas e ao fluxo de negócios. Por exemplo, aumentam o nível de eficiência dos colaboradores e diminuem a sobrecarga de trabalho. 

Neste conteúdo, mostraremos a importância de fazer a gestão de tempo a fim de otimizar a produtividade e algumas técnicas e ferramentas que podem auxiliar qualquer profissional a obter um rendimento equilibrado e saudável. Acompanhe!

O que é gestão de tempo

É comum ouvir no ambiente laboral que a organização do tempo é primordial para que a rotina de trabalho aconteça tranquilamente, sem que haja o acúmulo de atividades.

Dito isso, realizar a gestão de tempo significa estabelecer um planejamento prévio de tarefas, considerando os prazos de entrega. Assim, é possível definir prioridades, determinando o que é mais importante e urgente para o momento específico.  

Listar as prioridades envolve também os compromissos pessoais, as pausas para intervalo ou descanso e os imprevistos que podem impactar uma agenda de trabalho. Tudo isso é essencial não apenas para cumprir prazos, como também para evitar a sobrecarga de trabalho e o Burnout.

O que é produtividade

A produtividade consiste no resultado da relação entre a atividade desenvolvida, o tempo e os recursos aplicados em todo o processo. 

Teoricamente, esse cálculo parece ser exato. No entanto, durante a rotina de trabalho, isso não acontece da mesma forma, já que existem vários fatores que influenciam no desempenho do colaborador. 

Um exemplo disso é a comparação entre a performance quantitativa e a qualitativa. Enquanto a primeira aponta o número de atividades desenvolvidas, a segunda considera a qualidade nas entregas.

Ambos os aspectos não são opostos. Esses atributos devem ser aplicados num mesmo ciclo de produção para as entregas trazerem resultados positivos. 

Para ter controle sobre as atividades e avaliar a performance de forma correta e justa, um líder pode aplicar indicadores de produtividade como critério de reconhecimento de oportunidades ou deslizes na sua equipe.  

Sendo assim, é essencial mapear a situação atual da organização, estabelecer metas no curto e longo prazo com clareza, envolver os funcionários no planejamento estratégico e dispor de ferramentas tecnológicas, que vão otimizar a análise da produtividade.

A produtividade por outra perspectiva

Embora seja muito desejada, a produtividade pode ser usada como critério de difícil alcance, em especial quando é preciso atingir grandes metas em pouco tempo. 

Por isso, fica um alerta a respeito da cobrança contínua por produtividade. É necessário compreender que cada profissional tem uma capacidade individual que deve ser respeitada, evitando danos como o estresse e a síndrome de Burnout. 

Atualmente, a gestão do tempo e a produtividade têm uma visão mais humanizada para as equipes, de forma que os colaboradores trabalhem em um ambiente que ofereça assistência para o cumprimento de prazos sem pressão e acolhimento para colaboradores sobrecarregados ou que se deparam com imprevistos na vida particular.

Além disso, a chamada produtividade 4.0 vem ocupando mais espaço no meio empresarial. A tecnologia serve de apoio para o desenvolvimento da equipe, aumentando seu desempenho, e para a aplicação de metodologias ágeis, a fim de desenvolver ciclos mais dinâmicos e eficazes.

A importância da gestão de tempo nas empresas

Além do bom desempenho no ambiente corporativo, a gestão do tempo pode garantir a qualidade de vida.

Ter na empresa colaboradores que não conseguem se organizar pode gerar perda de prazos, queda da qualidade, acúmulo de trabalho, estresse e, consequentemente, a piora do clima organizacional. 

Com diversas demandas acumuladas, é preciso fazer horas extras na tentativa de entregar tudo que estava programado, muitas vezes sendo até necessário levar trabalho para casa.

Com isso, a vida pessoal do colaborador é afetada, uma vez que ele usa momentos de descanso para trabalhar. A má gestão do tempo pode levar a um efeito cascata de eventos negativos e se transformar em uma enorme “bola de neve”, caso esse cenário não seja corrigido rapidamente.

Técnicas para realizar uma boa gestão de tempo

Agora que já sabemos o valor da gestão de tempo, queremos te mostrar três metodologias bem simples para realizá-la. Afinal, nós sabemos como é complicado desenvolver um plano para otimizar a rotina, principalmente quando não se tem tempo de sobra para isso. 

É importante destacar que existem vários outros métodos à disposição, os que apresentaremos abaixo são apenas os mais utilizados nas organizações. Vamos lá?

Checklist

Checklist, em português, significa lista de verificação. É um método de organização que relaciona as atividades em ordem de importância para nada ser esquecido. Essa metodologia é muito simples de ser realizada e possibilita a motivação a cada conquista que o colaborador alcança.

Pomodoro

Essa é uma metodologia bastante popular no ambiente de trabalho de muitas empresas. Ela permite a gestão do tempo, o alto desempenho na realização das demandas e a maior qualidade de vida dos colaboradores.

Consiste em realizar pausas programadas durante as atividades, favorecendo a manutenção do foco e da atenção na rotina dos profissionais. Além de intervalos a cada 25 minutos de trabalho, essa técnica também pode ser dividida em etapas, por exemplo:

• listar — organizar uma lista de atividades;
• cronometrar — mensurar e planejar intervalos a cada 25 minutos de trabalho;
• trabalhar sem pausas — separar as atividades que deverão ser realizadas sem pausas, normalmente aquelas mais importantes;
• pausar — a cada 25 minutos de trabalho ininterruptos, o profissional faz um intervalo de 5 minutos para relaxar a cabeça;
• retomada — depois da pausa, o colaborador deve iniciar novamente o trabalho por mais 25 minutos;
• pausa longa — após fazer esse ciclo por quatro vezes, o colaborador deve fazer uma pausa longa de 30 minutos, e depois retomar o trabalho;
• tarefa concluída — somente deve ser iniciada uma nova atividade após concluir outra tarefa.

Agenda

Outro método de organização é a utilização de uma agenda, a fim de reservar datas e horários para realizar as tarefas. Dessa forma, o profissional consegue mensurar o tempo que levará para fazer suas atividades antes de receber novas demandas.

Como vimos, fazer a gestão de tempo é extremamente importante para ter alta performance. No entanto, para que isso seja possível, o colaborador e a organização precisam estar alinhados sobre as metodologias aplicadas, a fim de que nenhuma das partes seja prejudicada no resultado das demandas ou na qualidade de vida.

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